Поможет ли пандемия внедрить в Беларуси сервис электронного документооборота?

Основатель сервиса мгновенного обмена документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП) QuiDox.by Вячеслав Шкадаревич рассказал Смартидее о своем проекте, о том, почему это безопасно и законно, и как пандемия повлияла на его продвижение.
shk2.jpg
Вячеслав, в нескольких словах, что из себя представляет QuiDox.by?

Это веб-платформа, которая позволяет безопасно хранить и передавать электронные документы (файлы, подписанные ЭЦП). Также мы обеспечиваем доказательную базу, чтобы было понятно, что между конкретными контрагентами проводились операции с конкретным документом. Другими словами, подтверждаем, что состоялась та или иная цепочка действий и она имела определенное содержание.

Насколько это безопасно?

Говоря о безопасности, я бы пошел от противного. Почему принято считать, что бумажный документооборот безопасен? Ведь очень частая ситуация, когда заходишь в офис и там на ресепшене видишь стопку документов.
И потом, когда вам приходит "обычное" письмо, вы видите в нем подпись. Но ведь не можете на 100% быть уверены в том, что именно тот человек, чье имя написано, ставил эту подпись. В то же время ЭЦП не имеет таких недостатков. Она однозначно удостоверяет принадлежность к конкретному лицу, кроме того, позволяет определить вплоть до секунды, в какой момент она была наложена. И, что важно, по закону ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи.

Сложно ли интегрировать QuiDox.by в работу? Насколько компании готовы внедрять ЭЦП?

Надо сказать, что очень большую подготовительную работу провело государство. Я имею в виду то, что сейчас субъекты хозяйствования должны подавать налоговые декларации и отчеты в ФСЗН в электронном виде, а также отправлять на портал электронные счета фактуры по НДС. Именно поэтому в части так называемой преднастройки софта, своеобразного ликбеза, что такое ЭЦП и т.д., проблем, как правило, не возникает. Однако стоит отметить, что, например, в других странах, сначала электронный документооборот был налажен между субъектами хозяйствования и только потом туда подключилось государство. Поскольку в Беларуси ситуация обратная, то все-таки еще часто звучит вопрос: "У нас же нет ЭЦП". В то время как ЭЦП – это та же знакомая всем, так называемая в народе "флешка для налоговой".

Для использования QuiDox.by сначала надо составить реестр документации и контрагентов, с которыми будете работать через электронный документооборот. Затем есть два варианта. Либо работать через веб-версию сервиса с ЭЦП (для этого не нужен дополнительный софт и настройки CRM). Либо воспользоваться вариантом интеграции сервиса через API с дополнительной настройкой. Он подойдет компаниям с большим документооборотом.
Далее надо уведомить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

В чем главная сложность продвижения этой платформы?

Когда мы запускались, были морально готовы, что столкнемся с определенным процентом клиентов, которые будут жестко против нововведения. Так и вышло. Таких было от 15 до 30%. Люди просто говорят: "Я не понимаю, что мне распечатать". Но со временем картина меняется. Через месяц-два от таких компаний начинают поступать запросы: "Приближается декабрь, нам нужно отправить N-ое количество актов сверок". А потом выясняется, что такая необходимость возникает и в январе, и ежеквартально. Если работать в прежнем "бумажном" формате и раскладывать просто экономику вопроса, получаются колоссальные затраты, по сравнению с электронным документооборотом. В сухом остатке, доля жестких отказов от перехода на электронные документы составляет примерно 2-4% клиентской базы.

Есть еще один момент - что показать контролеру? На самом деле, это не проблема. Даже несмотря на то, что подобный функционал новый и детально в законодательстве не прописан.
На одном из наших образовательных форумов выступал представитель Верховного суда, который сказал, что распечатка, скриншот и другие такого рода доказательства вполне имеют силу. Ведь платеж либо был осуществлен, либо не был, ЭЦП либо наложена, либо нет. Соответственно, никто не мешает контролеру оценивать ту или иную операцию не по бумажному отчету, а в электронном виде.

Не мешает, конечно, но контролеры могут придерживаться другого мнения?

Мы обращались непосредственно в министерство по налогам и сборам. Провели там встречу, в ходе которой объяснили, как все работает, какие технологии для этого используются и что получается на выходе. Как итог, мы получили в письменном виде за подписью министра подтверждение того, что нет никаких препятствий для оформления первичных учетных документов в виде электронного документа.
Ну и конечно, мы сейчас идем по пути, который прошли другие страны. Пока у нас появляются некие новаторы, которые первыми пробуют что-то новое и постепенно это становится общепринятой практикой.

Как повлияла ситуация с Covid-19 на продукт? Стало ли больше пользователей? Ведь в таких условиях это кажется идеальным решением.

Я бы не сказал, что пандемия как-то сыграла нам на руку. Конечно, электронный документооборот минимизирует контакты между людьми и т.д. Но мы все еще находимся на стадии продвижения, а презентовать продукт гораздо проще в процессе личного контакта. Поэтому те, кто в принципе был готов к этому новшеству, конечно, Covid-19 как бы подтолкнул их к скорейшему решению в пользу внедрения QuiDox.by. Сократило цикл принятия решения в том случае, если были какие-то сомнения.

Кто ваши клиенты?

Условно активно, насколько это позволил Covid-19, мы работаем только с конца 2019 года. Первые точечные серьезные входы на рынок были в октябре-ноябре. Таким образом, у нас сейчас как раз фактически прошел год работы. В январе 2020 года мы планировали, что к концу года выйдем на показатель – 15 тыс. личных кабинетов условно активных пользователей (это те, кто хотя бы раз в месяц воспользовался сервисом). Так вот, по состоянию на 15 сентября, в системе мы имеем 22,5 тыс. условно активных клиентов.

Если поименно, то среди тех, кто не делает секрета – это Deal.by, Куфар, ARTOX media, Jobs.tut.by
Плюс, в течение этого года до декабря мы даем достаточно длинный триал-период. И довольно много клиентов этим пользуются.

И снова спасибо государству, так как оно обязало подавать в администрацию Парка высоких технологий отчеты о резидентах в электронном виде. Соответственно, компании, у которых не было ключей, стали оформлять ЭЦП на сим-картах (есть такая функция у А1 и МТС). В результате, получилось, что все делалось ради одной бумаги. А тут появляется информация о QuiDox.by, где можно также воспользоваться этой ЭЦП и облегчить благодаря этому работу.

Еще, что приятно, мы получаем хорошую обратную связь. Например, клиенты высказывают пожелания, как изменить интерфейс для более удобного взаимодействия. Это значит, что люди не просто пользуются, а планируют оставаться с нами надолго, поэтому заинтересованы в том, чтобы это было максимально комфортно.