В IT-проектах редко всё идёт по плану. Скрытые зависимости, неполные требования, внешние интеграции, которые внезапно «падают» - всё это может превратить даже хорошо спроектированную работу в цепочку задержек. Но опытные проектные менеджеры умеют замечать угрозы задолго до того, как они становятся проблемами. Они читают между строк в документации, слышат нюансы в комментариях команды и чувствуют, когда ожидания заказчика расходятся с реальностью. Мы поговорили с проектным менеджером Сюзаной Ашировой о том, как она выявляет риски на ранних этапах, вовлекает команду в их обсуждение и выстраивает системное управление проектной неопределённостью.
- Сюзана, расскажите, как вы выявляете потенциальные риски на ранних этапах проекта?
- На ранних этапах проекта я уделяю много внимания тому, чтобы сформировать ясное понимание контекста. Начинаю с изучения целей проекта, ожидаемых результатов, ограничений и зависимостей. На этом этапе редко есть полная ясность, поэтому я задаю много уточняющих вопросов. Мне важно увидеть, насколько ожидания заказчика совпадают с реальными возможностями команды. Часто именно в этих несовпадениях скрываются будущие риски. Также обязательно смотрю основные документы и материалы, которые есть на старте: техническое задание, бизнес-требования, описание продукта, информацию по архитектуре, бюджетные рамки. Я не просто читаю их, а анализирую. Ищу пробелы, неясные формулировки, расхождения между разными частями документации. Если вижу, что какой-то элемент проекта описан очень поверхностно, я отмечаю это как потенциальный источник риска, потому что неразработанные детали часто приводят к задержкам.
Следующий этап - работа с командой. Я провожу индивидуальные беседы и короткие рабочие сессии. Специалисты обычно видят больше, чем кажется на первый взгляд. Например, разработчики могут сразу указать, что интеграция с внешней системой выглядит сложнее, чем описано. Аналитики замечают, если требования выглядят неполными. Дизайнеры быстро выявляют моменты, которые могут вызвать дополнительные циклы согласования. Такой коллективный взгляд помогает поймать риски, которые в документах не видны. Кроме того, важно анализировать прошлый опыт. В любой организации есть повторяющиеся сценарии. Обычно определенные риски появляются из проекта в проект: задержки со стороны подрядчиков, перегруженность команд, неясности в требованиях, конфликты при интеграциях. Я учитываю эти шаблоны и заранее проверяю, не повторяется ли похожая ситуация.
- Были ли случаи, когда вы обнаружили риски благодаря анализу документации или обсуждению с командой?
- Такие случаи происходят регулярно. Документы и разговоры с командой - одни из самых надежных источников выявления рисков, потому что именно в этих слоях проекта скрывается реальная логика работы. Например, однажды я работала над проектом, где интеграция с внешней системой была описана в высокоуровневой форме. В документе не было технических спецификаций, а только общее описание функционала. Это сразу стало для меня тревожным сигналом. Когда мы начали обсуждение с командой, разработчики подтвердили мои сомнения: без детальной информации мы не можем оценить сроки. Это был риск, который мог привести к значительным задержкам. Мы инициировали ранний созвон с внешней командой и выяснили, что API ещё находился в стадии обновления. Если бы мы не обнаружили это заранее, это стало бы критической проблемой уже на этапе разработки.
Другой пример связан с обсуждениями в команде. На ранней фазе проекта тестировщики заметили, что требования к обработке ошибок описаны только частично. Они предположили, что реальный набор сценариев будет намного шире. Мы подняли вопрос на встрече с заказчиком, и оказалось, что бизнес-команда действительно не учла несколько важных сценариев. Благодаря этому мы обновили требования заранее, что спасло проект от переработок.
Иногда риски скрыты в противоречивых документах. В одном проекте версия требований, которую изучала команда, отличалась от версии заказчика. Эти расхождения могли привести к неправильному пониманию объема работ. Я увидела это благодаря внимательному сравнению документов и организовала согласование. После выравнивания ожиданий риск был снят.
*На правах рекламы
